Поки в офісі один принтер, питання заправки вирішується просто: закінчився тонер, хтось відніс картридж у сервіс. Коли апаратів стає п’ять, десять або п’ятдесят, хаос гарантований: у бухгалтерії принтер смугує, на складі стоїть без тонера, а завгосп збирає картриджі по кабінетах і згадує, який звідки. Розповідаємо, як компанії наводять у цьому лад.
Перший крок: інвентаризація. Складіть список усіх принтерів із моделями і картриджами, які вони використовують. Часто вже на цьому етапі з’ясовується, що парк можна спростити: три різні моделі з різними картриджами у сусідніх кабінетах це три різні позиції для закупівлі і обслуговування замість однієї.
Другий крок: підмінний фонд. Золоте правило безперебійного друку: на кожну модель картриджа у шафі лежить щонайменше один заправлений запасний. Закінчився тонер, секретар за хвилину міняє картридж, а порожній їде на заправку без жодного поспіху. Ніхто не сидить без друку, ніхто не переплачує за терміновість.
Третій крок: цикл обслуговування. Для кожного картриджа працює проста схема: після покупки дві-три заправки, потім відновлення із заміною зношених деталей, потім знову заправки. Такий цикл знижує вартість сторінки у кілька разів порівняно з купівлею нових оригінальних картриджів і при цьому тримає стабільну якість документів.
Четвертий крок: один підрядник замість багатьох. Коли картриджі заправляються у випадкових точках, неможливо ані відстежити якість, ані спитати за результат. Постійний сервісний партнер веде історію кожного картриджа, вчасно пропонує відновлення замість чергової заправки і відповідає гарантією за свою роботу. Для бухгалтерії це теж зручніше: один договір, зрозумілі закривні документи, передбачуваний бюджет.
П’ятий крок: облік простою деталей. Попросіть сервіс попереджати, коли фотобарабан або ракель конкретного картриджа наближаються до межі. Тоді відновлення планується заздалегідь, а не відбувається аврально, коли директору терміново треба друкувати договір, а всі відбитки у смугах.
За такої організації витрати на друк стають прогнозованою величиною, а принтери перестають бути джерелом дрібних щоденних криз. Налагодити подібну схему для свого офісу можна разом із PatronService.ua: у каталозі доступні заправка і відновлення лазерних картриджів усіх поширених марок, від HP і Canon до Kyocera та Ricoh, з фіксованими цінами і гарантією на роботи. А супутні витратні матеріали, папір і запчастини для принтерів можна замовляти там само, закриваючи всі потреби офісного друку через одного постачальника.
